法人が年賀状じまいを検討する理由とその進め方

最近、多くの法人が「年賀状じまい」を選択するようになっています。従来の習慣である年賀状の送付をやめ、SNSやメールでの挨拶に移行する動きが見られます。この背景にはさまざまな理由があり、特に経費削減や業務効率化、環境意識の向上などが挙げられます。本記事では、法人が年賀状じまいを行う理由や適切なタイミング、文例の書き方や注意点などについて詳しく解説します。

法人が年賀状じまいをする理由とは？

法人が年賀状じまいを決定する理由は、コストの削減や環境意識、業務効率化など、さまざまな要因があります。それぞれの理由について詳しく見ていきましょう。

経費削減のため

年賀状の作成、印刷、郵送にはそれなりのコストがかかります。法人では、数百枚から数千枚の年賀状を送ることも珍しくなく、そのためにかかる経費は非常に大きなものです。このため、経費削減の観点から年賀状じまいを選択する企業が増えています。年賀状の代わりにデジタルツールを利用することで、郵送費や印刷費を大幅に削減できるのです。

環境負荷の軽減を意識して

紙の使用を減らすことで、環境負荷の軽減につながります。環境保護を意識した取り組みとして、紙を使う年賀状の送付をやめ、デジタルメッセージに切り替える法人も増えています。特にSDGs（持続可能な開発目標）が広まる中、環境への配慮は企業の社会的責任として重要視されています。

業務効率化を図るため

年賀状の作成や発送は、時間と手間がかかる作業です。これをデジタル化することで、業務効率の向上が期待できます。特に忙しい年末年始の時期に、この業務を省略することで、他の重要な業務にリソースを集中させることができます。

SNSやメールでの挨拶に移行するため

現代のコミュニケーション手段が多様化している中、SNSやメールでの挨拶が主流になりつつあります。これに伴い、紙の年賀状よりもデジタルな方法を選択する企業が増えています。即時性があり、かつコストがかからない点でデジタルツールの利用はメリットが大きいです。

法人の年賀状じまいに適したタイミング

法人が年賀状じまいを行うタイミングは慎重に選ぶ必要があります。特に、取引先との関係を損なわないように配慮しながら、適切な時期を選びましょう。

年末年始前の11月〜12月上旬

年賀状を送るのをやめる場合、通知を出す時期が重要です。一般的には、年賀状の準備が始まる前の11月から12月上旬が適したタイミングとされています。この時期に通知を行うことで、相手にも早めに事情を伝えられます。

取引先との関係を考慮してタイミングを調整する

法人間の関係性を考慮し、年賀状じまいを伝えるタイミングは慎重に決める必要があります。重要な取引先には、他の会社よりも早めに伝えることが重要です。これにより、年賀状を出さないことが原因で誤解を招くリスクを回避できます。

大きな節目（創業記念や新プロジェクトの開始）に合わせる

年賀状じまいを行うタイミングを、創業記念や新たなプロジェクトの開始に合わせる企業もあります。このような節目のタイミングで年賀状じまいをすることで、自然な形で切り替えを伝えることができます。特に長年続けてきた年賀状の送付をやめる際には、こうした節目が良いタイミングとなります。

法人向けの年賀状じまい文例の書き方ポイント

年賀状じまいをする際には、相手に失礼のないような文面を作成することが重要です。ここでは、丁寧で明確な文例の作成ポイントを紹介します。

丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスにおいては、言葉遣いが非常に重要です。年賀状じまいの通知でも、丁寧な言葉遣いを忘れずに心がけましょう。特に長い取引関係にある相手には、相手を尊重する表現を選ぶことが大切です。

理由を明確に伝える

年賀状じまいの通知には、その理由を明確に伝えることが必要です。経費削減や環境保護、業務効率化などの理由を具体的に説明することで、相手に理解してもらいやすくなります。相手が納得できる理由を記載することが信頼関係の維持につながります。

感謝の気持ちをしっかり表現する

年賀状じまいを伝える際には、これまでの関係に対する感謝の気持ちを忘れずに表現しましょう。特に長年の取引先に対しては、今後の関係継続にもつながる大切なポイントです。

今後の関係継続を強調する

年賀状をやめるだけで、今後の関係が途絶えるわけではありません。今後も関係を続けたいという意志をしっかりと伝えることで、取引先との信頼関係を維持することができます。年賀状じまいの通知の中で、これを強調するのがポイントです。

法人の年賀状じまいで注意すべきマナーと礼儀

法人が年賀状じまいを行う際には、相手に対して失礼のないように細心の注意を払う必要があります。ここでは、年賀状じまいに関するマナーと礼儀について解説します。

相手に失礼のない表現を使う

年賀状じまいの通知において、相手に失礼のない表現を使うことが最も重要です。無礼な印象を与えないためにも、丁寧な言い回しを心がけましょう。また、簡潔かつ要点を押さえた文面にすることで、相手に対して配慮を示すことができます。

代替の連絡手段を提示する

年賀状じまいをする場合は、代わりとなる連絡手段を必ず提示しましょう。例えば、メールやSNS、電話での挨拶を引き続き行う旨を伝えることで、今後のコミュニケーションの継続を示すことが大切です。

手書きのメッセージを添える

もし可能であれば、手書きのメッセージを添えることで、相手に対して感謝の気持ちや敬意を表現できます。特に重要な取引先に対しては、この一手間が好印象を与えることにつながります。

取引先には早めに通知する

年賀状じまいの通知は、早めに行うことが望ましいです。遅れて通知をすると、既に相手が年賀状の準備を進めている場合もあり、余計な手間をかけさせてしまうことになりかねません。早めの対応で、相手に対する配慮を示すことが大切です。

法人の年賀状じまいの文例集

以下に、法人が年賀状じまいをする際の具体的な文例をいくつか紹介します。経費削減や環境保護、SNSへの移行を理由にしたものなど、様々なシチュエーションに対応した文例をご参考ください。

経費削減を理由にした文例

「拝啓　平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、弊社では経費削減と業務効率化の一環として、今後年賀状の送付を控えさせていただくことといたしました。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具」

環境保護を理由にした文例

「拝啓　日頃より大変お世話になっております。
このたび弊社では、環境保護の観点から、紙の年賀状の送付を終了させていただくことといたしました。
今後はメール等でのご挨拶にて失礼させていただきます。
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具」

SNSやメールへの移行を理由にした文例

「拝啓　日頃より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
弊社では、時代の変化に対応し、今後はSNSやメールによるご挨拶に移行させていただくこととなりました。
今後もどうぞ変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具」

取引先向けのフォーマルな文例

「拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび弊社では、誠に勝手ながら年賀状の送付を控えさせていただく運びとなりました。
今後も引き続き、変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
敬具」

年賀状じまいを法人が通知する際の手順とコツ

法人が年賀状じまいをスムーズに進めるためには、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、通知を行う手順とその際のコツについて解説します。

最初に重要な取引先へ知らせる

まずは重要な取引先に年賀状じまいを伝えることが大切です。長年の関係がある取引先に対しては、丁寧に理由を説明し、理解を得ることが重要です。

文書やメールで丁寧に通知する

通知は文書やメールで行うのが一般的です。相手に対して失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけ、感謝の気持ちをしっかりと表現しましょう。

感謝の気持ちを欠かさずに表現する

年賀状じまいの通知の際には、これまでの取引に対する感謝の気持ちを必ず伝えましょう。年賀状という形式を変えるだけで、取引関係そのものが変わるわけではないことを強調します。

今後の挨拶方法を提案する

年賀状をやめるだけでなく、今後の挨拶方法をしっかりと提案することで、相手に安心感を与えられます。例えば、メールやSNS、電話でのご挨拶を行う旨を伝えることが重要です。

まとめ：法人の年賀状じまいをスムーズに進めるための文例と注意点

法人が年賀状じまいを検討する理由は、経費削減や環境意識の向上、業務効率化などさまざまです。年賀状じまいを行う際には、相手に対する配慮や丁寧な通知が欠かせません。年賀状の送付をやめる理由をしっかりと伝え、感謝の気持ちを表現することで、今後も良好な関係を築くことが可能です。本記事で紹介した文例や注意点を参考に、スムーズな年賀状じまいを進めてください。

LINEで「年賀状じまい」をするのは失礼にならない？

LINEでの年賀状じまいは、手軽で確実に気持ちを伝えられる手段として広く受け入れられています。ただし、丁寧な言葉遣いや送るタイミングに配慮すれば失礼にはあたりません。目上の方には慎重に伝えましょう。

年賀状じまいをLINEで送るタイミングはいつがベスト？

年末ギリギリではなく、11月〜12月初旬が適しています。相手が年賀状を準備する前に伝えることで、スムーズに受け入れてもらいやすくなります。

LINEで年賀状じまいを送るときの文章例は？

例：「これまで毎年の年賀状、ありがとうございました。今年からはLINEでご挨拶させていただきます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」など、感謝と今後の関係維持を伝える内容が望ましいです。

グループLINEで一斉に「年賀状じまい」を伝えても大丈夫？

可能ですが、基本は個別メッセージが丁寧で好印象です。一斉連絡のあとに、特に大切な相手には個別でフォローするのが理想的です。

LINE IDのシェアで気をつけることは？

LINE IDは個人情報なので、信頼できる相手のみにシェアしましょう。SNSなど不特定多数が見られる場での公開は避けるのが基本です。

LINE以外で「年賀状じまい」を伝える方法は？

手紙や電話、メール、対面などがあります。相手の年齢や関係性に応じて適切な手段を選びましょう。特に年配の方には手書きの手紙や電話が丁寧です。

年賀状じまいに使えるアプリにはどんなものがある？

代表的なものには「スマホで年賀状」「つむぐ年賀」「みてね年賀状」「Promeo」などがあります。簡単操作でテンプレートが豊富、LINEやメールでの送信にも対応しており、デジタルでの年賀状作成がスムーズに行えます。

法人が年賀状じまいを行う主な理由は？

主な理由には経費削減、環境意識の高まり、業務効率化、そしてSNSやメールへの移行などが挙げられます。特にSDGsなどへの対応として、環境配慮を意識した動きが強まっています。

法人が年賀状じまいを通知するベストなタイミングは？

11月から12月上旬が目安です。年賀状を準備する前に伝えることで、相手に余計な手間をかけずに済みます。創業記念や新事業開始など、節目のタイミングに合わせるのも効果的です。

法人の年賀状じまい通知で気をつけるマナーは？

丁寧な言葉遣い、感謝の表現、明確な理由、今後の連絡手段の提示が大切です。重要な取引先には手書きのひとことを添えると、より印象が良くなります。