年賀状じまいとは？企業が行う意味と文例まとめ

年賀状じまいは、最近多くの企業で見られるトレンドです。年賀状を送るという長年続けられてきた慣習を見直し、無駄を省く動きが強まっています。しかし、この「年賀状じまい」には単なるコスト削減だけでなく、企業としての社会的な配慮やデジタル化への適応も背景にあります。本記事では、企業が年賀状じまいを実施する理由やそのメリット、さらには具体的な文例について解説します。

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年賀状じまいとは？企業が行う意味と背景

年賀状じまいとは、企業が従来の年賀状を送る習慣を廃止し、別の方法で新年の挨拶や感謝の気持ちを伝えることを指します。この動きは単なる「年賀状を送らない」という決断にとどまらず、ビジネスマナーや効率化、環境保護などの観点から重要な意味を持っています。

虚礼廃止の一環として

年賀状じまいは、多くの企業が虚礼廃止の一環として行っています。虚礼とは、形式的な礼儀や挨拶を指し、特に実質的な意味がないとされるものです。年賀状は長年の習慣として重要視されてきましたが、近年ではその必要性が疑問視されることが増えました。

ビジネスの現場では、ただ形式的に年賀状を送るだけでは十分な効果が得られないとされており、より実質的なコミュニケーションが求められています。これを機に、企業は年賀状という形式的な慣習を見直し、新しい形の挨拶方法を模索しています。

経費削減と業務効率化

年賀状を送るには、印刷代や郵送費、さらにはスタッフの時間も必要です。企業にとって、年賀状じまいはこのような経費を削減し、業務の効率化を図る一つの方法です。特に、多くの取引先を抱える大企業では、その経費は年間で相当な額にのぼることがあります。

このため、年賀状を廃止し、デジタルツールを活用した挨拶に切り替えることで、コストを大幅に抑えることが可能です。また、年末の繁忙期において、年賀状作成にかかる作業負担が減ることで、業務効率の向上にもつながります。

デジタル化やペーパーレス推進

近年、多くの企業がデジタル化やペーパーレス化を推進しており、年賀状じまいもその流れの一部です。従来の紙媒体からデジタルへ移行することで、作業のスピードアップやコスト削減だけでなく、環境への配慮にもつながります。

また、デジタルメディアを活用することで、個別のメッセージをパーソナライズすることが容易になり、より効果的なコミュニケーションが可能です。このように、年賀状じまいは単なる紙の廃止にとどまらず、企業のデジタル化戦略とも連携して進められることが多いです。

環境保護への配慮

年賀状じまいは、環境保護という視点からも重要な取り組みです。紙の消費やインク、輸送にかかるエネルギーは、年賀状を大量に送る企業にとって大きな負担となります。また、廃棄される紙の量も環境への影響を考えると無視できません。

このため、年賀状を廃止し、より環境に優しいデジタルな方法で取引先とコミュニケーションを取る企業が増えています。特にSDGs（持続可能な開発目標）に基づく企業活動を推進する中で、年賀状じまいは環境保護への具体的な取り組みとして位置づけられています。

会社で年賀状じまいを実施するメリットとは？

年賀状じまいを実施する企業が増えているのは、単にコスト削減だけでなく、業務効率化や現代的なビジネスマナーの確立といったメリットがあるためです。以下では、具体的なメリットを詳しく見ていきましょう。

コストの削減

年賀状じまいの最も大きなメリットの一つは、コストの削減です。年賀状の印刷費、郵送費、デザイン費など、年末の挨拶にかかる費用を削減することができます。企業によっては、これだけで年間数十万円から数百万円の経費削減につながることもあります。

また、年賀状作成にかかる人的リソースも減らせるため、他の業務に集中できる時間を増やすことができるのもメリットの一つです。

業務負担の軽減

年賀状の準備は、特に年末の忙しい時期に行われるため、担当者にとっては大きな負担となります。宛名のチェックやメッセージの作成、郵送準備など、意外と手間がかかるものです。年賀状じまいを実施することで、こうした手間を省き、より重要な業務に集中することができます。

特に、業務の効率化を重視する企業にとっては、年賀状の作成・送付をやめることで得られる時間的な余裕は非常に大きなメリットです。

ビジネスマナーの現代化

年賀状は長年のビジネスマナーとして根付いていましたが、近年ではデジタルツールやオンライン挨拶が一般的になりつつあります。年賀状じまいを通じて、現代のビジネスシーンに合わせた新しいマナーを確立することができます。

特に、若い世代のビジネスマンやデジタルネイティブ層にとって、紙の年賀状よりもメールやSNSを通じた挨拶の方が適切だと感じることも多く、時代に合わせたコミュニケーション手段の見直しが求められています。

取引先への好印象

一部の企業では、年賀状じまいをきっかけに取引先とのコミュニケーションを見直す機会としています。適切なタイミングで年賀状じまいを行い、事前に取引先に説明することで、誠意を示すことができます。また、環境への配慮や効率化を重視する姿勢が伝わると、取引先からも好印象を得られることがあります。

こうした前向きな理由での年賀状じまいは、むしろ取引先との関係をより深める契機となることが多いです。

年賀状じまいを会社で行うタイミングと流れ

年賀状じまいを実施する際には、適切なタイミングや取引先への連絡方法が重要です。また、社内での周知やフォローアップも欠かせません。ここでは、年賀状じまいをスムーズに進めるための流れを解説します。

実施時期の目安

年賀状じまいを行う時期としては、年末の繁忙期に入る前が理想的です。10月から11月頃にかけて取引先に連絡を入れると、相手に十分な準備期間を提供でき、スムーズに進められます。また、突然の連絡ではなく、事前に丁寧な説明を行うことで、相手に対しての配慮を示すことができます。

また、社内では早めに方針を決定し、年賀状を廃止する理由や代替の挨拶方法について全員に理解してもらうことが重要です。

取引先への連絡手順

年賀状じまいを決定したら、取引先には丁寧にその旨を伝える必要があります。メールや書面で年賀状を廃止する理由を明確に説明し、感謝の気持ちを込めたメッセージを送ると良いでしょう。

例えば、「弊社では業務効率化と環境保護の観点から、今年度より年賀状を廃止することとなりました。」といった形で、背景や意図をしっかり伝えると、取引先も理解しやすくなります。

社内での周知方法

社内で年賀状じまいを実施する際は、すべての関係者に一貫した方針を共有することが重要です。特に、営業部門や取引先と直接コミュニケーションを取る担当者には、適切な説明を行うように指示しましょう。

また、従業員向けの説明会や社内メールなどを活用して、方針とその理由を丁寧に伝えることで、全社的な理解を得られるようにします。これにより、取引先への対応もスムーズに進められるようになります。

フォローアップのポイント

年賀状じまいを実施した後も、フォローアップを忘れずに行いましょう。特に、重要な取引先には、年賀状の代わりとなる挨拶方法を提案したり、定期的に連絡を取ることが大切です。感謝の気持ちを示し続けることで、年賀状を送らなくても関係性を維持できるでしょう。

例えば、年末年始には電話やビデオ通話で直接挨拶を行うなど、よりパーソナルなコミュニケーションを取り入れることで、取引先に好印象を与えることができます。

年賀状じまいを会社で実施する際の注意点

年賀状じまいをスムーズに行うためには、いくつかの注意点があります。特に、取引先への対応や感謝の表現には細心の注意が必要です。ここでは、年賀状じまいを実施する際に押さえておくべきポイントについて説明します。

一貫した対応を行う

年賀状じまいを行う際には、すべての取引先に対して一貫した対応を取ることが重要です。一部の取引先にだけ年賀状を送らない、という対応は相手に不信感を与える可能性があるため、年賀状じまいの方針を全社的に統一することが求められます。

そのため、事前にしっかりと方針を決定し、全社員が同じルールに基づいて対応できるようにしておくことが大切です。

感謝の意を忘れない

年賀状を送らない場合でも、取引先に対する感謝の気持ちは忘れずに伝える必要があります。メールや別の手段で感謝の意をしっかりと表現し、年賀状を廃止した背景や理由を説明することで、取引先の理解を得られるよう努めましょう。

この時、単なる形式的な挨拶ではなく、取引先との関係を強化するためのメッセージとして、丁寧に言葉を選ぶことが大切です。

代替手段を提案する

年賀状じまいを行う場合は、代替となる挨拶方法を提案することが効果的です。たとえば、メールや電話、SNSでの挨拶など、相手のニーズやビジネススタイルに合わせた代替手段を考えると良いでしょう。

また、オンラインでの新年の挨拶やビデオ通話を通じた対話など、デジタルツールを積極的に活用することで、年賀状を送らなくても取引先との良好な関係を維持することができます。

失礼にならない表現を選ぶ

年賀状じまいを実施する際の文面には、相手に対して失礼にならないよう細心の注意を払いましょう。例えば、「年賀状を送らない」という直接的な表現よりも、「デジタル化の一環として」といった背景を伝える表現を使うと、より丁寧に感じられます。

また、メールや文書での挨拶文は、できるだけ短く、シンプルかつ丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

年賀状じまいの会社向け文例とは？選び方のポイント

年賀状じまいを会社で行う際には、相手に失礼にならないような文面を作成することが重要です。理由をしっかり伝え、感謝の意を示すことで、年賀状を送らなくても好印象を与えることができます。ここでは、年賀状じまいの際に使える文例のポイントを紹介します。

理由を明確に伝える

年賀状じまいの文例では、まずその理由を明確に伝えることが大切です。特に、コスト削減や業務効率化、環境保護といった背景がある場合は、それを丁寧に説明することで相手の理解を得やすくなります。

例えば、「弊社では、デジタル化の一環として年賀状を廃止させていただくこととなりました。」といった文面は、シンプルかつ分かりやすく、好意的に受け取られることが多いです。

相手に応じた丁寧な言葉遣い

年賀状じまいの文面を作成する際は、相手によって言葉遣いを変えることが重要です。特に、長年の付き合いがある取引先や顧客には、より丁寧で敬意を示す表現を使うように心がけましょう。

また、相手に対して感謝の意を込めた言葉を忘れずに加えることで、好意的な印象を残すことができます。

今後の関係性を考慮する

年賀状じまいを行う際には、今後の取引関係を考慮した文面を作成することが重要です。単に「年賀状を送りません」というだけではなく、今後のビジネス関係を維持し、さらに強化する意図を込めたメッセージを伝えることで、相手との関係性を損なうことなく進めることができます。

簡潔でシンプルな文面

年賀状じまいの文例は、できるだけ簡潔でシンプルにまとめることが望ましいです。長々とした説明は避け、要点をしっかりと伝えるよう心がけましょう。特に、メールやSNSでのやり取りでは、短いながらも丁寧で的確な言葉遣いが求められます。

ビジネスシーンで使える年賀状じまいの文例5選

ここでは、具体的なビジネスシーンで使える年賀状じまいの文例を5つ紹介します。各企業の事情に合わせて使い分けることができるため、実際のメールや文書に応じた文例を参考にしてみてください。

経費削減を理由にした文例

「弊社では、業務の効率化と経費削減の一環として、今年度より年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。これまでのご支援に感謝申し上げるとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」

デジタル化を強調した文例

「このたび弊社では、デジタル化推進の一環として年賀状の送付を終了する運びとなりました。ご理解を賜りますようお願い申し上げます。引き続き、メールやオンラインにてご挨拶をさせていただきますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。」

環境保護を理由にした文例

「弊社では、環境保護の観点からペーパーレス化を推進しております。その一環として、今年度より年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。」

虚礼廃止を理由にした文例

「弊社では、形式的なご挨拶を見直し、より実質的なビジネスコミュニケーションを重視するため、年賀状の送付を終了させていただくことといたしました。今後とも、変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。」

取引先への感謝を強調した文例

「平素より大変お世話になっております。このたび弊社では、業務の効率化のため年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。これまでのご支援に深く感謝申し上げるとともに、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」

得意先向けの年賀状じまいの文例3選

特に長期的な付き合いがある得意先に対しては、慎重に文面を選ぶことが重要です。以下の文例は、得意先向けの年賀状じまいとして活用できるものです。

長期的な関係を意識した文例

「平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。このたび、弊社では業務効率化の一環として年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。長年にわたるご支援に感謝申し上げるとともに、今後も末永いお付き合いをお願い申し上げます。」

感謝と代替コミュニケーションを提案する文例

「日頃より大変お世話になっております。弊社では、業務のデジタル化と効率化を図るため、年賀状の送付を終了させていただきました。今後はメールやお電話にて、ご挨拶をさせていただく予定でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。」

年末のご挨拶を添えた文例

「平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。本年も大変お世話になりました。来年度より、弊社では年賀状の送付を控えさせていただくこととなりましたが、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。どうぞ良いお年をお迎えください。」

取引先向けの年賀状じまいの文例2選

取引先に対しても、適切な文面で年賀状じまいを伝えることが重要です。以下の文例は、取引先向けの年賀状じまいに使用できるものです。

丁寧でフォーマルな文例

「拝啓　貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。さて、弊社では業務の効率化と環境保護の観点から、年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。これまでのご愛顧に感謝申し上げるとともに、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。」

今後の連絡手段を提示する文例

「拝啓　貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。弊社では、業務の効率化を図るため、年賀状の送付を終了することとなりました。今後は、メールやお電話にてご挨拶をさせていただく予定でございます。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。」

年賀状じまい後の代替コミュニケーション方法とは？

年賀状じまいを実施した後も、取引先との良好な関係を維持するために、代替となるコミュニケーション手段を活用することが重要です。ここでは、年賀状に代わる挨拶方法をいくつか紹介します。

メールでの季節の挨拶

年賀状の代わりとして、メールでの季節の挨拶が一般的です。シンプルな文面で感謝の気持ちを伝えるとともに、ビジネスのスケジュールに合わせた挨拶を行うことで、年賀状よりも柔軟な対応が可能です。

例えば、新年の挨拶だけでなく、年度末や取引開始時など、タイミングに応じて挨拶を行うことで、よりパーソナルなコミュニケーションが取れます。

ビデオ通話での新年の挨拶

デジタル化が進む中、ビデオ通話を使った新年の挨拶も効果的です。直接顔を合わせて話すことで、相手に対する感謝の気持ちや誠意を伝えやすくなります。ZoomやTeamsなどのビデオ通話ツールを活用し、オンラインでの挨拶を行う企業も増えています。

企業SNSを活用した連絡

企業の公式SNSを通じて、取引先や顧客に向けた新年の挨拶や感謝のメッセージを発信するのも一つの手段です。SNSを活用することで、多くのフォロワーに一度に情報を伝えられるため、効率的にメッセージを発信できます。

定期的なオンラインミーティング

新年の挨拶をきっかけに、定期的なオンラインミーティングを行うことで、年賀状以上の密なコミュニケーションを取ることができます。こうした定期的な連絡は、ビジネス関係を強化する上で非常に有効です。

まとめ：年賀状じまいを会社で実施する際の文例とポイント

年賀状じまいは、コスト削減や業務効率化、環境保護といった企業の取り組みを反映した重要な決断です。実施する際には、取引先への丁寧な説明や代替手段の提案が鍵となります。感謝の気持ちを忘れずに伝えつつ、相手に失礼がないような文面を作成することが成功のポイントです。

理由を明確に伝えることの重要性

年賀状じまいを行う際は、その理由をしっかりと説明することで、相手に理解してもらうことが大切です。コスト削減や環境保護など、具体的な理由を示すことで、相手も納得しやすくなります。

感謝と敬意を忘れない文面作成

年賀状を送らない場合でも、取引先に対する感謝の気持ちは欠かせません。丁寧な言葉遣いと敬意を持って、相手との関係を大切にする文面を作成することが重要です。

代替手段の提案が鍵

年賀状じまいの際には、代替となるコミュニケーション手段を提案することで、相手との良好な関係を維持することができます。メールやビデオ通話、SNSなど、デジタルツールを活用した新しい挨拶方法を取り入れると良いでしょう。

取引先との円滑な関係を維持する

年賀状を送らなくても、取引先との円滑な関係を維持するためには、適切なフォローアップが重要です。定期的な連絡や代替手段を活用し、ビジネスパートナーとしての信頼関係を深めましょう。

年賀状じまいを企業が行う主な理由は何ですか？

主な理由は、経費削減・業務効率化・デジタル化の推進・環境保護・虚礼廃止といった企業の方針によるものです。形式的な慣習を見直し、現代的なコミュニケーション方法へシフトする動きが広がっています。

年賀状じまいを始めるタイミングはいつが適切ですか？

10月〜11月頃に取引先へ通知するのが理想的です。年末の繁忙期に入る前に丁寧に伝えることで、相手にも十分な準備時間を提供できます。社内方針も早めに決定し、全体で統一した対応が重要です。

年賀状じまい後、どのように挨拶をすれば良いですか？

メールや電話、ビデオ通話などを活用した個別のコミュニケーションが主流です。SNSや企業サイトでの発信も効果的で、感謝の気持ちを直接伝えることが大切です。

取引先への通知にはどんな文面が適していますか？

「弊社ではデジタル化推進の一環として、年賀状の送付を控えさせていただくこととなりました。」といった背景と理由を添え、今後の変わらぬ関係をお願いする丁寧な文面が適しています。

年賀状じまいを実施する際の注意点はありますか？

すべての取引先に一貫した対応をすること、感謝の気持ちを忘れないこと、そして代替となる挨拶手段を提案することが重要です。失礼に当たらない丁寧な表現を心がけましょう。